1.1. Niniejszy regulamin (dalej: „Regulamin”) określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną za pośrednictwem serwisu internetowego transkryptomat.pl oraz jego podserwisów (w tym app.transkryptomat.pl).
1.2. Usługodawcą i administratorem Serwisu jest Hinter Sp. z o.o. z siedzibą w Puławach, ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, wpisana do rejestru przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy Lublin-Wschód w Lublinie z siedzibą w Świdniku, VI Wydział Gospodarczy KRS pod nr 0000812678, NIP 7162827816, REGON 384805111, kapitał zakładowy 10 000,00 zł (dalej: „Administrator”).
1.3. Regulamin udostępniany jest Użytkownikom nieodpłatnie za pośrednictwem Serwisu w sposób umożliwiający jego pozyskanie, odtwarzanie, utrwalanie i wydrukowanie.
1.4. Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się z Regulaminem przed skorzystaniem z Usługi. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację Regulaminu.
3.1. Administrator oferuje dwie formy korzystania z Usługi:
3.2. Usługa jednorazowa wymaga każdorazowego wypełnienia Formularza, przesłania plików (do 20), oraz dokonania płatności przez system imoje (ING Bank Śląski).
3.3. Subskrypcja umożliwia Użytkownikowi nieograniczony dostęp do usług transkrypcyjnych w ramach limitów określonych w Polityce Uczciwego Korzystania (FUP), po uprzednim założeniu Konta oraz wybraniu i opłaceniu planu subskrypcyjnego.
3.4. Dostępne są dwie formy płatności za Subskrypcję:
3A.1. Rejestracja Konta następuje poprzez formularz dostępny pod adresem app.transkryptomat.pl/register. Użytkownik podaje prawdziwe dane.
3A.2. Zawarcie umowy o świadczenie usług w modelu Subskrypcji następuje z chwilą: (i) założenia Konta oraz (ii) wyboru planu i skutecznego opłacenia Subskrypcji zgodnie z pkt 7.
3A.3. Użytkownik odpowiada za utrzymanie poufności danych dostępowych do Konta i wszelkie działania w ramach Konta.
3A.4. Użytkownik zobowiązuje się do korzystania z aplikacji wyłącznie w zakresie dozwolonym przez Regulamin, prawo i dobre obyczaje, w szczególności do nieumieszczania treści bezprawnych oraz do posiadania praw do materiałów przesyłanych do transkrypcji.
3A.5. Administrator może zablokować dostęp do Konta lub rozwiązać umowę w przypadku naruszeń Regulaminu, w tym naruszeń FUP, prawa lub bezpieczeństwa systemu.
3.5. Zakres funkcjonalny Usługi obejmuje w szczególności: (i) transkrypcję nagrań audio/wideo, (ii) tłumaczenia transkrypcji między obsługiwanymi językami, (iii) automatyczne opracowania i analizy (streszczenia, tagowanie, podział na mówców, znaczniki czasu, ekstrakcja danych), (iv) generowanie treści z wykorzystaniem AI na podstawie Materiałów Źródłowych (np. artykuły, notatki, wpisy blogowe, posty w mediach społecznościowych, raporty, materiały marketingowe), (v) eksport i integracje – zgodnie z aktualną ofertą opisaną w Serwisie. Lista funkcji i obsługiwanych języków może ulegać zmianie i jest publikowana w Serwisie.
4.1. Usługi w modelu Subskrypcji są oferowane w modelu fair usage.
4.2. Maksymalny dopuszczalny czas nagrań przesyłanych przez jednego użytkownika w ramach jednej Subskrypcji to 730 godzin miesięcznie.
4.3. Administrator zastrzega sobie prawo do:
4A.1. W ramach Subskrypcji Administrator udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieprzenoszalnej i niepodlegającej sublicencjonowaniu licencji na korzystanie z aplikacji (Serwisu) wyłącznie na własne potrzeby Użytkownika, na czas trwania Subskrypcji.
4A.2. Zabronione jest: udostępnianie Konta osobom trzecim, obchodzenie zabezpieczeń, wykorzystywanie aplikacji w sposób sprzeczny z jej przeznaczeniem, a także dekompilacja lub inżynieria wsteczna – z wyjątkiem przypadków dozwolonych bezwzględnie obowiązującymi przepisami (w szczególności art. 75 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych).
5.1. Użytkownik zobowiązuje się:
5.2. Użytkownik ponosi pełną odpowiedzialność za przesłane treści, w tym:
5.3. Administrator nie ponosi odpowiedzialności za:
5.4. Minimalne wymagania techniczne: stabilne łącze internetowe, aktualna wersja jednej z przeglądarek: Chrome, Firefox, Edge lub Safari, włączona obsługa JavaScript i plików cookies oraz możliwość przesyłania plików audio/wideo. Brak spełnienia wymagań może ograniczyć lub uniemożliwić korzystanie z Usługi.
6.1. Usługa jednorazowa:
6.2. Subskrypcja:
6.3. Administrator zastrzega prawo do odmowy realizacji zlecenia, jeśli:
6A.1. Subskrypcja ma charakter cykliczny (miesięczny lub roczny) i ulega automatycznemu odnowieniu na kolejne okresy rozliczeniowe, chyba że Użytkownik wyłączy automatyczne odnowienie najpóźniej do końca bieżącego okresu rozliczeniowego w ustawieniach Konta lub wypowie umowę poprzez kontakt z Administratorem.
6A.2. Rozwiązanie umowy Subskrypcji staje się skuteczne z końcem opłaconego okresu rozliczeniowego. Zwroty środków za rozpoczęty okres nie przysługują, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
6A.3. W przypadku zawarcia umowy Subskrypcji przez Konsumenta i rozpoczęcia świadczenia na jego wyraźne żądanie przed upływem terminu na odstąpienie, Konsument traci prawo odstąpienia w zakresie świadczenia już spełnionego; Administrator może żądać zapłaty proporcjonalnej za okres do dnia odstąpienia.
6A.4. W modelu invoice_manual Subskrypcja zawierana jest na czas nieokreślony z miesięcznym (lub – jeśli wybrano – rocznym) okresem rozliczeniowym i odnawia się automatycznie na kolejne okresy, aż do skutecznej rezygnacji przez Użytkownika lub rozwiązania umowy przez Administratora zgodnie z Regulaminem.
6A.5. Rezygnacja (invoice_manual) następuje poprzez wysłanie wiadomości e-mail na adres hello@transkryptomat.pl z adresu przypisanego do Konta, zawierającej oświadczenie o wypowiedzeniu Subskrypcji. Wypowiedzenie jest skuteczne z końcem bieżącego okresu rozliczeniowego, jeżeli wiadomość dotrze do Administratora najpóźniej w ostatnim dniu tego okresu; w przeciwnym razie – z końcem następnego okresu rozliczeniowego. Administrator niezwłocznie potwierdzi otrzymanie wypowiedzenia i wyłączy automatyczne odnowienie.
6A.6. Administrator może wstrzymać świadczenie Usługi lub ograniczyć dostęp do Konta w modelu invoice_manual w razie opóźnienia w płatności przekraczającego 7 dni od terminu wskazanego na fakturze, po uprzednim wezwaniu do zapłaty.
6A.7. W przypadku wybrania rocznego okresu rozliczeniowego w modelu invoice_manual, faktura jest co do zasady wystawiana z góry na cały rok, a rezygnacja jest skuteczna z końcem opłaconego okresu; zwroty za rozpoczęty okres nie przysługują, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
6B.1. „Treści AI/Materiały Wyjściowe” powstają automatycznie na podstawie Materiałów Źródłowych i/lub instrukcji Użytkownika. Administrator świadczy usługę przetwarzania i nie weryfikuje merytorycznie Treści AI, chyba że wyraźnie uzgodniono inaczej.
6B.2. W zakresie, w jakim Treści AI podlegają ochronie prawnoautorskiej, Administrator udziela Użytkownikowi niewyłącznej, nieograniczonej terytorialnie i czasowo licencji na korzystanie z Treści AI we wszelkich znanych polach eksploatacji, w tym do modyfikacji i dalszej dystrybucji, z prawem udzielania sublicencji w ramach grupy kapitałowej Użytkownika. Licencja jest udzielana z chwilą uregulowania należności za dany zakres Usługi i obowiązuje bez ograniczeń czasowych, chyba że co innego wynika z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
6B.3. Użytkownik zobowiązuje się do weryfikacji Treści AI przed ich wykorzystaniem i ponosi odpowiedzialność za skutki ich użycia, w szczególności za zapewnienie zgodności z prawem, regulacjami branżowymi oraz prawami osób trzecich. Treści AI mają charakter informacyjny i mogą zawierać błędy, uogólnienia lub treści nieścisłe (tzw. „halucynacje”); nie stanowią porady prawnej, medycznej ani finansowej ani zapewnienia rezultatu.
6B.4. Administrator przetwarza Materiały Źródłowe i Treści AI wyłącznie w celu świadczenia Usługi oraz zgodnie z Polityką Prywatności i DPA. Administrator może korzystać z podprzetwarzających dostawców technologii AI działających na jego zlecenie. Treści Użytkownika nie są wykorzystywane do trenowania modeli poza zakresem świadczenia Usługi, chyba że Użytkownik wyrazi na to odrębną, uprzednią zgodę lub wynika to z Polityki Prywatności.
6B.5. Jeżeli Treści AI zawierają elementy pochodzące z Materiałów Źródłowych Użytkownika, Użytkownik zapewnia, że przysługują mu odpowiednie prawa do tych materiałów i ich przetwarzania w ww. celu. Administrator nie gwarantuje osiągnięcia określonego efektu biznesowego lub merytorycznego; Usługa świadczona jest na zasadach „as is” (w stanie takim, w jakim jest).
6C.1. Administrator dołoży należytej staranności, aby miesięczna dostępność aplikacji (Uptime) wynosiła nie mniej niż 99,5% w skali miesiąca kalendarzowego, z wyłączeniem przerw planowanych i siły wyższej.
6C.2. Przerwy planowane będą komunikowane z co najmniej 48 godzin wyprzedzeniem i – co do zasady – będą realizowane poza dniami roboczymi w Polsce lub poza godzinami 22:00–6:00 czasu polskiego.
6C.3. Wsparcie techniczne jest dostępne w dni robocze w godzinach 9:00–17:00 CET/CEST pod adresem hello@transkryptomat.pl. Standardowy czas pierwszej odpowiedzi: 1 dzień roboczy.
6C.4. Priorytety zgłoszeń i czasy reakcji:
6C.5. Uptime liczony jest jako stosunek czasu dostępności do całkowitego czasu w miesiącu, z wyłączeniem: przerw planowanych, zdarzeń spowodowanych przez Użytkownika lub jego środowisko (np. łącze, VPN, zapora), zdarzeń siły wyższej oraz awarii usług podmiotów trzecich, na które Administrator nie ma wpływu.
7.1. Płatności za Usługi:
7.2. Wszystkie ceny są cenami brutto i podane w Cenniku.
7.3. W przypadku planu rocznego Użytkownik otrzymuje 2 miesiące gratis (12 miesięcy w cenie 10).
7.4. Faktury za pay-as-you-go wysyłane są zbiorczo do 10. dnia następnego miesiąca. Faktury Stripe wystawiane są automatycznie i wysyłane przez Stripe w dniu zakupu. Faktury w modelu invoice_manual wystawiane są do 10. dnia następnego miesiąca (rozliczenie wsteczne) albo z góry – przed rozpoczęciem miesiąca (rozliczenie z góry), zgodnie z wybranym trybem, i wystawiane są za kolejne okresy do czasu skutecznej rezygnacji zgodnie z §6A.5.
7.5. Termin płatności wynika z treści faktury i co do zasady nie jest krótszy niż 7 dni kalendarzowych od daty jej wystawienia. W razie opóźnienia Administrator jest uprawniony do naliczania odsetek ustawowych za opóźnienie oraz do wstrzymania świadczenia Usługi lub ograniczenia dostępu do Konta – po uprzednim wezwaniu do zapłaty.
7.6. Zmiana cen Subskrypcji nie wpływa na cenę opłaconego okresu. O zmianie cen na przyszłe okresy Administrator poinformuje z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem; Użytkownik może wypowiedzieć umowę do końca bieżącego okresu rozliczeniowego.
8.1. Użytkownik ma prawo odstąpić od umowy zawartej na odległość w terminie 14 dni, o ile usługa nie została już zrealizowana.
8.2. W przypadku usługi już wykonanej, prawo do odstąpienia nie przysługuje zgodnie z art. 38 ustawy o prawach konsumenta.
8.3. Reklamacje można składać na adres hello@transkryptomat.pl w terminie 30 dni od wykonania Usługi. Administrator rozpatruje reklamacje w ciągu 14 dni.
8A.1. W czasie obowiązywania umowy Użytkownik może żądać bezpłatnego eksportu Materiałów Źródłowych i Treści AI w powszechnie używanym formacie (np. TXT/CSV/M4A/MP4, wedle dostępnych możliwości).
8A.2. Po rozwiązaniu umowy Użytkownik może w terminie 30 dni od daty rozwiązania zażądać eksportu danych; po tym terminie Administrator może rozpocząć proces usuwania danych operacyjnych.
8A.3. Kopie zapasowe mogą przechowywać fragmenty danych przez ograniczony czas niezbędny do utrzymania integralności kopii – co do zasady nie dłużej niż 90 dni od usunięcia danych z systemów produkcyjnych.
9.1. Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z RODO i Polityką Prywatności dostępną na stronie Serwisu.
9.2. Nagrania przekazane do transkrypcji są usuwane po zakończeniu realizacji usługi.
9.3. W zakresie treści przesyłanych do Serwisu (nagrania, transkrypcje, metadane) Użytkownik pozostaje administratorem danych osobowych, a Administrator działa jako podmiot przetwarzający (procesor) w rozumieniu RODO – wyłącznie na udokumentowane polecenie Użytkownika.
9.4. Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające poziom bezpieczeństwa odpowiadający ryzyku, w tym kontrolę dostępu, szyfrowanie danych w tranzycie, logowanie zdarzeń i poufność personelu.
9.5. Administrator może korzystać z podprzetwarzających (sub-procesorów) w zakresie hostingu, utrzymania i rozwoju usługi. Aktualna lista podprzetwarzających jest dostępna w Serwisie lub na żądanie Użytkownika. Administrator zapewnia, że podprzetwarzający spełniają wymagania RODO.
9.6. Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) jest zawierana z Administratorem z chwilą akceptacji Regulaminu; jej treść jest udostępniana w Serwisie lub na wniosek Użytkownika.
10.1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z uprzednim 5-dniowym powiadomieniem.
10.2. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem mają zastosowanie odpowiednie przepisy prawa polskiego.
10.3. Spory rozstrzygane będą w sposób polubowny, a w przypadku braku porozumienia – przez sąd właściwy dla siedziby Administratora, o ile Użytkownik nie jest Konsumentem.
10.4. Kontakt z Administratorem możliwy jest pod adresem hello@transkryptomat.pl.
zawarta pomiędzy:
1.1. Procesor przetwarza dane osobowe wyłącznie w celu świadczenia Usługi, tj. transkrypcji, tłumaczenia, analizy i generowania treści z wykorzystaniem AI na podstawie Materiałów Źródłowych, wsparcia technicznego, utrzymania i rozwoju Serwisu. 1.2. Przetwarzanie trwa przez okres obowiązywania Umowy (Regulaminu) oraz – po jej zakończeniu – przez okres retencji wskazany w Regulaminie (kopie zapasowe do 90 dni), chyba że prawo wymaga dłuższego przechowywania.
2.1. Dane: głos i wizerunek w nagraniach, treść rozmów, transkrypcje, tłumaczenia, metadane (czas, mówcy), identyfikatory techniczne; dane kontaktowe użytkowników Konta (imię, nazwisko, e-mail, dane rozliczeniowe). 2.2. Osoby: rozmówcy/mówcy w nagraniach, pracownicy, klienci, kontrahenci, studenci, inne osoby, których dane znajdują się w Materiałach. 2.3. Operacje: zbieranie, utrwalanie, organizowanie, przechowywanie, analizowanie, transkrypcja, tłumaczenie, generowanie treści, udostępnianie Użytkownikowi, usuwanie.
3.1. Procesor przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora (w tym poprzez funkcje Serwisu). Jeżeli prawo wymaga ujawnienia danych, Procesor – o ile dozwolone – uprzednio o tym informuje Administratora.
4.1. Do przetwarzania dopuszczone są wyłącznie osoby zobowiązane do zachowania poufności oraz odpowiednio przeszkolone.
5.1. Procesor stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, w tym m.in.: kontrolę dostępu i zasadę minimalnych uprawnień; szyfrowanie transmisji (TLS); szyfrowanie „w spoczynku” w zakresie wspieranym przez infrastrukturę; rejestrowanie zdarzeń i monitorowanie; zarządzanie podatnościami, aktualizacje i kopie zapasowe; separację danych, testy i środowiska; polityki haseł, MFA tam gdzie to możliwe; procedury ciągłości działania i reagowania na incydenty.
6.1. Administrator udziela ogólnego upoważnienia do korzystania z podprzetwarzających (np. hosting, narzędzia AI, e-mail, rozliczenia). Aktualna lista jest dostępna w Serwisie lub na żądanie. 6.2. Procesor poinformuje Administratora o zamiarze dodania lub zastąpienia podprzetwarzającego z wyprzedzeniem co najmniej 14 dni (e-mail/komunikat w Serwisie). Brak sprzeciwu w tym terminie oznacza zgodę; w razie sprzeciwu Strony uzgodnią dalsze kroki, w tym ewentualne rozwiązanie umowy bez kosztów. 6.3. Procesor nakłada na podprzetwarzających obowiązki równoważne niniejszej DPA.
7.1. Brak transferów poza EOG. Na dzień zawarcia DPA dane osobowe nie są przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy. 7.2. Jeżeli w przyszłości powstanie potrzeba przekazania danych poza EOG, Procesor wdroży odpowiednie mechanizmy wymagane przez RODO (decyzje stwierdzające odpowiedni poziom ochrony, standardowe klauzule umowne UE, dodatkowe środki techniczne/organizacyjne) oraz poinformuje o tym Administratora z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiając zgłoszenie sprzeciwu.
8.1. Procesor – biorąc pod uwagę charakter przetwarzania – pomaga Administratorowi w realizacji żądań osób, których dane dotyczą (dostęp, sprostowanie, usunięcie, ograniczenie, sprzeciw, przenoszenie), w tym poprzez odpowiednie funkcjonalności Serwisu. 8.2. Procesor wspiera Administratora w wywiązywaniu się z obowiązków wynikających z art. 32–36 RODO (bezpieczeństwo, zgłaszanie naruszeń, ocena skutków, konsultacje), w zakresie niezbędnym i proporcjonalnym do świadczonych usług.
9.1. Procesor powiadomi Administratora o naruszeniu ochrony danych bez zbędnej zwłoki (docelowo w ciągu 24 godzin od stwierdzenia) wraz z informacjami wymaganymi przez art. 33 RODO, o ile są dostępne.
10.1. Procesor udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z niniejszą DPA oraz umożliwia audyty/inspekcje prowadzone przez Administratora lub upoważnionego audytora nie częściej niż raz w roku, po uprzednim 14-dniowym powiadomieniu, w godzinach pracy, w zakresie niezbędnym i z poszanowaniem tajemnicy przedsiębiorstwa i bezpieczeństwa. 10.2. W pierwszej kolejności Procesor może udostępnić aktualne raporty z audytów zewnętrznych/certyfikacji (o ile dostępne) jako równoważne spełnienie obowiązku informacyjnego.
11.1. Po zakończeniu świadczenia Usługi Procesor – według wyboru Administratora zgłoszonego w terminie 30 dni – zwróci lub umożliwi pobranie danych, a następnie je usunie, z zastrzeżeniem pkt 1.2. i kopii zapasowych.
12.1. Strony ponoszą odpowiedzialność na zasadach określonych w Umowie oraz przepisach prawa. W zakresie sprzeczności postanowień Umowy i DPA – w sprawach przetwarzania danych pierwszeństwo ma DPA.
13.1. DPA podlega prawu polskiemu i jest integralną częścią Regulaminu. Data wejścia w życie DPA: zgodnie z datą obowiązywania Regulaminu.