Polityka prywatności

Wersja 2026-09-02. Obowiązuje od 2026-09-02.

1. Kto odpowiada za Twoje dane?

Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce — w zakresie danych konta, danych kontaktowych, rozliczeń, bezpieczeństwa i korzystania z naszej strony — jest Hinter sp. z o.o. z siedzibą w Puławach, ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, KRS 0000812678, NIP 7162827816 („Hinter”, „my”).

Możesz skontaktować się z nami w sprawach prywatności pod adresem [email protected] lub korespondencyjnie na adres siedziby. Nie wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych.

2. Kiedy jesteśmy administratorem, a kiedy procesorem?

Jesteśmy administratorem danych potrzebnych do prowadzenia konta i relacji z Tobą — np. danych logowania, danych firmowych, płatności, faktur, korespondencji, logów bezpieczeństwa i ustawień usługi.
Jeżeli wgrywasz nagranie lub inny materiał zawierający dane osobowe i to Ty albo Twoja organizacja decydujecie, dlaczego i w jaki sposób te dane są wykorzystywane, to Ty/Twoja organizacja jesteście administratorem, a Hinter działa jako podmiot przetwarzający. Wtedy zasady przetwarzania określa również DPA (/dpa).

DPA obejmuje także możliwość przetwarzania szczególnych kategorii danych z art. 9 RODO, jeżeli użytkownik jest uprawniony do ich przetwarzania i powierzenia.

3. Jakie dane przetwarzamy jako administrator?

dane konta i identyfikacyjne, np. imię i nazwisko, adres e-mail, nazwa organizacji, identyfikator konta;
dane rozliczeniowe i fakturowe, np. dane firmy, NIP, informacje o zakupionym Planie i płatności;
dane kontaktowe i treść korespondencji z pomocą techniczną lub sprzedażą;
dane techniczne i bezpieczeństwa, np. adres IP, identyfikatory sesji, logi logowania, informacje o urządzeniu i zdarzeniach w systemie;
ustawienia konta i informacje o sposobie korzystania z funkcji Serwisu;
dane związane z preferencjami cookies i zgodami marketingowymi, jeżeli są zbierane.

Treść nagrań i transkrypcji jest opisana osobno w pkt 2 i 5, ponieważ co do zasady przetwarzamy ją na zlecenie klienta, a nie dla własnych celów.

4. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Cel	Przykładowe dane	Podstawa	Jak długo
Założenie i obsługa konta, świadczenie Usługi	dane konta, ustawienia, informacje o Planie	art. 6 ust. 1 lit. b RODO	przez okres umowy/konta oraz przez okres niezbędny do rozliczeń i obrony roszczeń
Płatności, faktury i obowiązki księgowe/podatkowe	dane rozliczeniowe, transakcje, faktury	art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO	przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi
Wsparcie i kontakt	e-mail, treść zgłoszeń, dane kontaktowe	art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO	do zakończenia sprawy, a następnie przez okres potrzebny do obrony roszczeń
Bezpieczeństwo, zapobieganie nadużyciom i diagnostyka	logi, IP, zdarzenia techniczne	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	przez okres proporcjonalny do celu bezpieczeństwa i diagnostyki
Dochodzenie i obrona roszczeń	dane dotyczące umowy i zdarzenia	art. 6 ust. 1 lit. f RODO	do upływu właściwych terminów przedawnienia lub zakończenia postępowania
Marketing elektroniczny, jeżeli został zamówiony	e-mail, zgoda	zgoda i/lub prawnie uzasadniony interes; wysyłka zgodnie z PKE	do wycofania zgody/sprzeciwu lub zakończenia celu marketingowego
Cookies analityczne/marketingowe, jeżeli są używane	identyfikatory cookies i dane o aktywności	zgoda użytkownika w zakresie wymaganym przez PKE i RODO	zgodnie z ustawieniem konkretnego cookie i do wycofania zgody

5. Treści wgrywane do Transkryptomatu

Nagrania, transkrypcje i materiały przesłane przez klienta są przetwarzane w celu wykonania zleconych funkcji. Jeżeli zawierają dane osobowe, a klient określa cele i sposoby ich przetwarzania, działamy jako podmiot przetwarzający zgodnie z DPA.

Materiały mogą zawierać szczególne kategorie danych, w tym dane dotyczące zdrowia. Nie analizujemy przed przyjęciem pliku, jakie kategorie danych znajdują się w materiale. Klient odpowiada za podstawę prawną i zakres danych przekazywanych do Serwisu.

Nie wykorzystujemy Treści Użytkownika do trenowania własnych ani zewnętrznych ogólnych modeli AI ani do celów marketingowych Hinter.

6. Retencja Treści Użytkownika

Okres przechowywania nagrań i wyników zależy od wybranego sposobu korzystania z Serwisu.

Konto Unlimited (organizacja): okres przechowywania ustawiasz w panelu (1–365 dni albo bez limitu) albo w indywidualnej konfiguracji uzgodnionej z organizacją. Ustawienie retencji przez klienta jest traktowane jako jego instrukcja dotycząca okresu przetwarzania w zakresie objętym DPA.

Zlecenie jednorazowe (PAYG): materiały przechowujemy w celu udostępnienia wyników (strona zamówienia i e-mail). Brak osobnych ustawień retencji w koncie. Usunięcie możesz zlecić, kontaktując się z nami.

Po usunięciu materiał znika z aktywnego storage. Rekord zamówienia może pozostać na potrzeby rozliczeń. Kopie zapasowe mogą zawierać dane maksymalnie przez 90 dni, po czym są nadpisywane lub usuwane.

7. Komu możemy ujawniać dane?

Korzystamy z dostawców, którzy wspierają nas w świadczeniu Usługi. Otrzymują oni dane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji ich zadań i na podstawie odpowiednich umów.

Podprocesorzy Treści Użytkownika (nagrania / transkrypcje / wyniki AI) są wymienieni na stronie /podprocesorzy: Scaleway (storage), Google Cloud / Vertex (AI), Hetzner (hosting aplikacji i baza).

Odbiorcy danych, których Hinter jest administratorem (konto, płatności, kontakt, bezpieczeństwo, analityka po zgodzie):

Imoje (ING) — płatności jednorazowe PAYG;
Stripe — subskrypcje Unlimited;
SendGrid — poczta transakcyjna;
Loops — kontakty marketingowe, jeżeli wyraziłeś zgodę;
Fakturownia — faktury;
Google Tag Manager / Google Analytics, Umami — analityka po zgodzie;
Hotjar — analityka sesji po zgodzie;
Sentry — diagnostyka błędów;
Cloudflare Turnstile — ochrona formularzy przed botami;
OpenAI oraz OpenRouter — zapasowe lub uzupełniające przetwarzanie AI w wybranych funkcjach.

Dane możemy również udostępnić organom publicznym lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek lub uprawnienie do ujawnienia wynika z prawa, wiążącego żądania albo jest konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. EOG i transfery międzynarodowe

Treści klientów przechowujemy w infrastrukturze zlokalizowanej w Europejskim Obszarze Gospodarczym (Scaleway Amsterdam, Hetzner Frankfurt). Nie przekazujemy Treści Użytkownika poza EOG z własnej inicjatywy ani do własnych, niezwiązanych z Usługą celów.

Niektórzy dostawcy technologiczni (w szczególności usługi AI Google Vertex, OpenAI, OpenRouter oraz narzędzia analityczne po zgodzie) mogą należeć do międzynarodowych grup lub korzystać z dalszych podprocesorów. Jeżeli w konkretnym łańcuchu przetwarzania dochodzi do transferu danych lub dostępu z państwa trzeciego, stosujemy mechanizmy wymagane przez rozdział V RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony albo standardowe klauzule umowne wraz z wymaganymi środkami uzupełniającymi.

9. Twoje prawa

Jeżeli jesteśmy administratorem Twoich danych, przysługują Ci — w zależności od podstawy i okoliczności przetwarzania — prawa dostępu do danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych, sprzeciwu oraz cofnięcia zgody bez wpływu na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

Masz również prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jeżeli pytanie dotyczy danych zawartych w nagraniu przesłanym przez naszego klienta, w pierwszej kolejności skontaktuj się z administratorem tego nagrania. Jako procesor wspieramy administratora w realizacji praw zgodnie z DPA.

10. Bezpieczeństwo

Stosujemy środki techniczne i organizacyjne dobrane do charakteru i ryzyka przetwarzania, w tym kontrolę dostępu, ograniczenie uprawnień, zabezpieczenia transmisji (HTTPS/TLS) oraz szyfrowanie nagrań w obiekcie storage Scaleway. Szczegółowy opis: Bezpieczeństwo i prywatność.

11. Zautomatyzowane decyzje

Nie podejmujemy wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie na podstawie zautomatyzowanego przetwarzania w rozumieniu art. 22 RODO, chyba że przy konkretnej nowej funkcji poinformujemy o tym odrębnie zgodnie z prawem.

12. Cookies

Zasady korzystania z plików cookies i podobnych technologii opisuje osobna Polityka cookies. Cookies, które nie są niezbędne do dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika, są uruchamiane po uzyskaniu wymaganej zgody. Zgodę można wycofać lub zmienić za pomocą ustawień prywatności dostępnych w Serwisie.

13. Zmiany Polityki

Politykę aktualizujemy, gdy zmienia się sposób działania Serwisu, wykorzystywani dostawcy albo obowiązujące wymagania prawne. Aktualna wersja i data obowiązywania są publikowane na tej stronie. Istotne zmiany dotyczące sposobu przetwarzania danych komunikujemy w sposób odpowiedni do ich znaczenia.

Wersja obowiązuje od 2026-09-02.